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Como funciona a metodologia de ciclo PDCA na prática?

A competitividade do mundo corporativo, exige uma busca excelência. Nesse cenário, as organizações procuram desenvolver cada vez mais seus processos, com o intuito de reduzir custos, aumentar os lucros e gerar um aumento da satisfação do cliente. Buscando atingir esses objetivos, os gestores utilizam diversas estratégias. Uma delas, é o planejamento como ciclo PDCA.

Você sabe o que significa o ciclo PDCA? Neste post, vamos apresentar o conceito, abordar as vantagens para as empresas na aplicação dessa metodologia e explicar como colocá-la em prática, mostrando como utilizar dentro de uma empresa. Interessado no assunto? Então, continue com a gente!

Metodologia do ciclo PDCA: entenda o que é e qual sua origem

Em inglês, a sigla PDCA tem suas iniciais associadas a 4 passos: “Plan”, “Do”, “Check” e “Act”, que significam “Planejar”, “Fazer”, “Verificar” e “Agir”.

Baseado no modelo cientifico desenvolvido por Francisco Bacon, em 1620, o conceito foi concebido pelo americano Walter Andrew Shewhart no final da década de 1920 e popularizado por William Deming duas décadas depois (por isso, também é conhecido como ciclo de Shewhart e ciclo de Deming), quando levou o modelo ao Japão e o aplicou com sucesso na indústria local.

O ciclo PDCA é sobretudo uma ferramenta de qualidade, sendo utilizada com o intuito de solucionar problemas, promover maior controle e também uma melhoria contínua nos processos e da qualidade dos produtos. Desse modo, ele ajuda a compreender como um problema surge e como deve ser resolvido. É importante salientar que o foco principal do ciclo é a causa do problema e não as consequências que ele pode gerar.

Sempre que uma oportunidade de melhoria é identificada, são estabelecidas ações que serão responsáveis por gerar as mudanças necessárias, para que os resultados sejam atingidos com maior eficiência e qualidade. Esse modelo mostra que um planejamento não é algo imutável e pode sim sofrer constantes modificações, visando, claro, sempre obter melhorias.

Pelo fato de ser um ciclo contínuo, é importante que as equipes tenham a cultura de aplicá-lo, para que, diante da necessidade de realizar ajustes, um acompanhamento de perto do ciclo PDCA seja realizado, como ocorre nos planejamentos dos departamentos financeiros das empresas ao tratar de assuntos como orçamento empresarial.

Esses ajustes devem ser realizados constantemente, pois a melhoria continua do processo é sempre um dos objetivos do ciclo de Deming (PDCA). Por último, é importante ressaltar que todas as áreas organizadas estruturalmente podem fazer a utilização do ciclo PDCA.

Veja por que utilizar a metodologia de gestão PDCA

Umas das grandes vantagens do uso do ciclo PDCA é que ele é um método que permite uma maior eficácia e confiabilidade na execução das tarefas de uma organização. O ciclo otimiza e analisa de forma continua o controle de todas as fases de um processo de produção. Um ponto interessante é que ele chama bastante atenção pelo fato de ser simples e gerar diversas vantagens para uma empresa.

Como já foi destacado, o PDCA é um ciclo e todas as etapas do processo devem ser contínuas, pois a não continuidade em alguma etapa pode acarretar diversos prejuízos e falhas no processo em geral. Portanto, ter um bom planejamento, dar continuidade aos processos, avaliar resultados, ter metas e ter um conhecimento amplo de métodos disponíveis para alcançar os objetivos são pontos extremamente importantes para quem quer ou já faz o uso do ciclo PDCA.

Por exemplo: imagine que uma empresa esteja passando por um problema de fluxo de caixa, muito provavelmente pelo fato de ter sido elaborado, mas não ter recebido o devido acompanhamento. Um problema dessa magnitude dentro de uma organização pode levá-la à falência.

Outra vantagem do PDCA que podemos apontar é o princípio de que cada etapa pode ser adaptada e melhorada continuamente, visando às necessidades da empresa.

O uso do PDCA facilita também a tomada de decisão e promove um aprendizado continuo de todo o processo da organização, além de dar um padrão à linguagem, facilitando a comunicação dentro da empresa. Como todas as etapas do processo são acompanhadas de perto com a utilização da ferramenta, ela garante um diagnóstico completo do processo.

PDCA na prática: saiba como aplicar

PDCAJá citamos as 4 etapas que estão presentes no ciclo de Deming (PDCA). Agora, vamos falar de cada uma delas:

Plan (Planejar)

Por ser a primeira etapa, aqui serão definidos os objetivos e as metas da aplicação do ciclo. Para isso, vamos responder à seguinte pergunta: qual é o problema que deve ser solucionado?

Na etapa do planejamento, também devem ser definidos todos os KPIs (indicadores de desempenho). Fique atento: a definição dos indicadores é extremamente importante, pois serão eles que mostrarão a melhora nos resultados e se os objetivos estão sendo alcançados ou não.

Aqui, é importante fazer um levantamento dos dados e dos fatos, elaborar um fluxo do processo e identificar seus itens de controle, realizar uma análise dos dados e colocar no papel os objetivos. A fase de planejamento é o start do plano de ação.

Do (Fazer)

Com os problemas já conhecidos e objetivos traçados, é agora que se coloca em prática tudo o que foi pontuado na etapa de planejamento. É importante tomar cuidado agora para que não ocorram desvios. Caso não seja possível realizar alguma atividade que foi planejada, é necessário voltar à etapa anterior e alterar o planejamento.

Nesta etapa, vamos treinar os gestores e o colaboradores que estão dentro do processo, executar as atividades e pegar todos os dados gerados para a etapa seguinte.

Check (Checar)

Esta etapa se inicia junto com a execução do plano de ação. Por quê? Porque os resultados devem ser analisados o mais rápido possível, para possíveis correções e para saber também se os objetivos estão sendo atingidos.

Neste ponto, ocorre a comparação do que era previsto com os resultados de momento do processo, são identificados os buracos ou erros que devem ser solucionados e também possíveis melhorias que podem ser realizadas no processo, além da avaliação do modelo do trabalho adotado.

Act (Agir)

Nesta etapa do ciclo, por sua vez, é o momento de agir em cima das falhas identificadas — claro, se existirem — e também em cima das oportunidades de melhorias que aparecerem. Caso contrário, haverá uma padronização do processo. Esse é o início e o fim do ciclo PDCA, pois o processo passará por avaliações, para verificação dos problemas e melhorias do plano.

A utilização do ciclo PDCA na sua empresa pode ser extremamente benéfica, principalmente quando falamos em atingir objetivos e aumentar a eficácia dentro de um processo. Uma vez que a utilização dele nunca se encerra e segue em constante melhoria, a empresa estará sempre no rumo do sucesso.

Conseguiu identificar se a organização está no rumo certo ou se implementar o ciclo PDCA no modelo de negócio seria benéfico para a empresa? Que tal entrar em contato com a gente e conhecer os nossos planos e pacotes de implementação?

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