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8 passos para uma boa gestão de projetos

Uma empresa é feita de projetos e de processos. Quando um Consultor de Gestão é contratado, ele tem o objetivo de criar algum projeto, como por exemplo, implantar um Orçamento Empresarial, ou ele é chamado para criar ou melhorar processos.

Já que estamos falando de projetos e processos, temos que colocar o pingo nos is. Para que possamos alinhar nosso discurso, é importante entender que:

  • Um projeto tem um resultado ou objetivo a ser atingido e termina quando esse resultado ou objetivo é alcançado. Isso significa que um projeto tem início, meio e fim, e define um escopo e os recursos;
  • Um processo é uma atividade contínua.
  • Um projeto trata da implementação de uma mudança ou sobre a criação de algo novo;
  • Um processo busca criar valor executando repetidamente uma tarefa;
  • Um projeto é único, ou seja, ao invés de ser uma operação de rotina como um processo, é um conjunto específico de operações projetadas para atingir uma meta única.

Gestão de Projetos

Alinhados sobre projetos e processos, vamos abordar nesse artigo apenas assuntos relacionados a projetos, beleza? Iremos falar sobre a importância da escolha da metodologia de gestão, como garantir uma boa comunicação entre a equipe, como montar um cronograma, definir metas e escopos, automatizar tarefas, antecipar riscos, monitorar custos e como dar feedbacks construtivos.

#1- Escolher a metodologia para a Gestão de Projetos

O primeiro passo para garantir uma gestão de projetos eficiente é escolher a metodologia que será adotada. É importante selecionar uma que seja de fato compatível com as necessidades reais da empresa para evitar problemas futuros, além de gastos desnecessários e, principalmente, desperdício de tempo.

A metodologia nada mais é do que a definição dos processos que serão adotados na condução do projeto. Ela é o “braço-direito” do controle orçamentário, pois limita os valores que devem ser investidos em cada etapa do projeto, durante todo seu ciclo de vida.

Uma metodologia que vem sendo bastante utilizada no Brasil é a Scrum, que basicamente divide as etapas do projeto em Sprints e organiza os afazeres em forma de lista. A cada início de Sprint, os gestores e equipe fazem uma reunião de planejamento para alinhamento interno e definição de prioridades. Se tiver interesse em saber mais sobre o Scrum, temos um conteúdo completo sobre ele: Tudo sobre Metodologia Scrum: o que é e como essa ferramenta pode te ajudar a poupar tempo e gerir melhor seus projeto

A metodologia Scrum foi desenvolvida por Jeff Sutherland, que, no vídeo abaixo (em inglês, do TEDx), fala sobre a inspiração que o levou a desenvolver a técnica.

Outra metodologia interessante e que pode ser associada à gestão de projetos é a GTD (Getting Things Done), que tem o objetivo ensinar as pessoas a ter uma maior produtividade sem ter muito estresse, ou seja, fazer acontecer. Também se te interessar saber mais sobre essa metodologia, basta acessar esse conteúdo: Como ser mais produtivo? Conheça o Método GTD (Getting Things Done)

2. Garantir uma boa comunicação entre a equipe

A comunicação eficiente é um dos bens mais importantes de uma empresa. A equipe precisa dialogar com clareza e sem ruídos. É necessário que os colegas consigam entender o que os gestores esperam deles e quais são seus papéis dentro da cadeia de desenvolvimento do projeto.

Os funcionários precisam saber o que a empresa espera deles e devem ser capazes de conversar francamente com os gestores em caso de eventuais problemas ou falhas que interrompam o ciclo do projeto.

A comunicação eficiente entre todos os envolvidos no trabalho é essencial para a obtenção de sucesso em qualquer projeto. Lembre-se disso.

Projetos

3. Montar um cronograma realista

Outra dica prática essencial para uma gestão de projetos de sucesso é a montagem de um cronograma. É preciso estabelecer milestones e acompanhar a evolução desses marcos, para garantir que, ao longo do desenvolvimento do projeto, os objetivos não sejam desviados dos originais.

Além disso, o cronograma assegura a otimização do tempo na entrega dos serviços, o que faz com que o projeto não sofra atrasos desnecessários. E, caso haja um atraso inevitável, acende um alerta vermelho. Cientes disso, podem tomar decisões rápidas a fim de evitar prejuízos desnecessários ou atrasos na entrega final. Por isso, é necessário montar um cronograma realista, que possa ser cumprido sem afetar a qualidade dos processos do projeto.

Um programa muito bom para fazer o acompanhamento de atividades é o Trello, que funciona com a lógica da metodologia Kanban.

Kanban

4. Definir escopos e métricas

O sucesso de um projeto só pode ser comprovado com a definição de escopos e métricas. Eles vão depender do tipo de projeto em questão e podem, inclusive, ser alterados durante a execução do trabalho caso haja solicitação do cliente.

Entretanto, somente com os indicadores de desempenho adequados é possível comprovar a qualidade e eficiência de um projeto. E, vale lembrar que cabe ao gestor definir quais serão os meios de avaliação.

5. Automatizar tarefas

A automatização por meio de softwares inteligentes é um recurso extremamente importante para a gestão de projetos.

Por reduzir falhas e erros humanos, otimizar o tempo e aumentar a eficiência e a produtividade em tarefas possíveis de serem automatizadas, é uma dica prática que deve ser considerada se você deseja obter sucesso e atingir resultados enquanto gestor.

6. Antecipar possíveis riscos

Outro passo importante para garantir uma boa gestão de projetos é antecipar-se aos possíveis riscos que podem aparecer durante o desenvolvimento das tarefas. O gestor deve ter uma visão do todo, e acompanhar de perto a execução de todos os milestones para ser capaz de prever problemas e se antecipar aos riscos que podem surgir.

No momento de projetar os custos do projeto, é importante designar um valor “x” suficiente para cobrir imprevistos e erros operacionais que podem ocorrer. Estar preparado, e com controle adequado do orçamento, é crucial para o sucesso da gestão financeira do projeto.

Além disso, o gestor sempre deve ter em mãos recursos para sanar eventuais problemas de maneira ágil, a fim de evitar prejuízos ainda maiores.

7. Monitorar os custos

Este sétimo passo é uma continuação do passo anterior. Antecipar-se aos possíveis riscos e fazer uma boa gestão de custos são tarefas que devem ser feitas pelo gestor durante toda a execução do projeto.

Isso porque existem variáveis que devem ser acompanhadas de perto, e o custo, quando foge do esperado, implica em grande prejuízo para a gestão orçamentária da empresa.

8. Dar feedbacks para todas as equipes

Por fim, é extremamente importante dar feedbacks constantes para todas as equipes envolvidas no projeto.

Caso a execução falhe em uma delas, é necessário dar um feedback direto e ágil aos responsáveis pela etapa, para que algo seja feito a fim de minimizar os impactos negativos. Dessa forma, todos ficam cientes dos status das etapas do projeto e podem buscar melhorias.

Já os encarregados pela etapa seguinte devem ser avisados, para se prepararem, readequarem calendários entre outras ações importantes para que, ao final do projeto, o resultado seja o esperado com o atingimento das metas.

Conforme mostramos ao longo do texto, os passos para uma boa gestão de projetos são simples, mas necessários. Escolher a metodologia, garantir uma boa comunicação entre a equipe, monte um cronograma realista, definir escopos e métricas para a avaliação dos resultados, automatizar as tarefas, antecipar-se aos possíveis riscos, monitorar de perto os custos e dar feedbacks para as equipes farão com que sua gestão seja, de fato, eficiente.

Agora que você já sabe como fazer uma boa gestão de projetos, saiba também que existem softwares de planejamento financeiro pode te auxiliar nesse processo. Quer saber mais? Entre em contato conosco e solicite um orçamento! Trabalhamos com planejamento orçamentário, projeções de cenários, acompanhamos relatórios, gráficos e indicadores de desempenho.

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